Conditions générales de vente et d’utilisation (CGV / CGU)

Modèle à faire valider par un avocat. Ce document est un projet de conditions générales. Il doit être relu et adapté par un conseil juridique avant toute utilisation contractuelle.

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l’accès à la plateforme OK-GRC et son utilisation. Elles sont conclues entre ESERENIT, SAS au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 16 rue Cuvier, 69006 Lyon, France, immatriculée au RCS Lyon 909 937 948 (« ESERENIT »), et toute personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles qui souscrit au Service (le « Client »).

1. Objet et champ d’application

1.1. OK-GRC est une plateforme logicielle accessible en ligne (SaaS) qui aide les organisations à piloter leur conformité : référentiels et mesures, déclaration d’applicabilité, risques, documents, preuves, tâches, registre RGPD, incidents, fournisseurs, audits, formation et assistant d’intelligence artificielle (le « Service »).

1.2. Le Service est réservé aux professionnels. En acceptant les Conditions, le Client déclare agir dans le cadre de son activité professionnelle. Les dispositions du Code de la consommation relatives aux consommateurs ne s’appliquent pas.

1.3. Les Conditions s’appliquent à l’exclusion de toutes conditions générales d’achat du Client. Elles sont acceptées lors de l’inscription (case à cocher) ; la version applicable est celle en vigueur à la date de souscription ou de renouvellement. Une offre Enterprise peut faire l’objet de conditions particulières, qui prévalent sur les Conditions en cas de contradiction.

2. Définitions

• Compte : l’espace d’une organisation dans le Service, ouvert par le Client.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à son Compte.
• Utilisateur facturé : un Utilisateur disposant d’un rôle lui permettant de modifier des données (propriétaire, administrateur, RSSI, DPO, responsable qualité, contributeur). Les rôles lecteur et auditeur externe, ainsi que les consultants d’un cabinet partenaire accédant au Compte, ne sont pas facturés, dans les limites prévues par l’offre.
• Données du Client : toutes les données et tous les fichiers déposés dans le Service par le Client ou ses Utilisateurs.
• Offre : la formule d’abonnement choisie (Starter, Pro, Enterprise) et sa périodicité (mensuelle ou annuelle).

3. Accès au Service et Compte

3.1. Le Client crée son Compte en ligne, en fournissant des informations exactes et à jour. Il désigne au moins un propriétaire du Compte.

3.2. Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client veille à ce que ses Utilisateurs les protègent et active, lorsque c’est pertinent, la double authentification obligatoire proposée par le Service. Toute action réalisée avec les identifiants d’un Utilisateur est réputée effectuée par lui.

3.3. Le Client est responsable des droits qu’il accorde à ses Utilisateurs et aux partenaires (consultants, auditeurs) auxquels il ouvre l’accès à son Compte. Il peut révoquer ces accès à tout moment.

4. Essai gratuit

4.1. Une période d’essai gratuite de 14 jours est proposée lors de la première souscription. Pendant l’essai, le Client bénéficie des fonctionnalités de l’offre Pro, avec un quota de 200 crédits d’intelligence artificielle.

4.2. Un moyen de paiement valide est demandé à l’inscription. Aucun montant n’est prélevé avant la fin de la période d’essai. Le Client peut résilier à tout moment pendant l’essai depuis la page Facturation de l’application ; aucun paiement n’est alors dû.

4.3. À défaut de résiliation avant la fin de l’essai, l’abonnement à l’Offre choisie démarre automatiquement et la première échéance est prélevée. Un rappel est adressé au Client avant la fin de l’essai.

5. Offres et prix

5.1. Les Offres et leurs prix sont décrits sur la page Tarifs. Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA et les autres taxes applicables sont ajoutées selon le pays et le statut fiscal du Client.

5.2. Chaque Offre comprend un forfait incluant un nombre d’Utilisateurs facturés ; chaque Utilisateur facturé supplémentaire donne lieu à un supplément calculé au prorata de la période en cours. Tous les référentiels du catalogue sont inclus dans toutes les Offres.

5.3. ESERENIT peut faire évoluer ses prix. Toute hausse est notifiée au Client au moins trente (30) jours à l’avance et ne s’applique qu’au renouvellement suivant ; le Client peut résilier avant cette échéance.

6. Facturation et paiement

6.1. Les abonnements sont payables d’avance, par carte bancaire ou par tout autre moyen proposé par notre prestataire de paiement Stripe. Les factures sont disponibles dans l’application. Pour l’offre Enterprise, un paiement par virement sur facture peut être convenu.

6.2. En cas de défaut de paiement, ESERENIT adresse des rappels au Client. Sans régularisation, l’accès au Compte peut être limité à la lecture seule quatorze (14) jours après l’échéance impayée, puis l’abonnement résilié trente (30) jours après celle-ci. Le Client conserve l’accès à la page Facturation et à l’export de ses données pendant la suspension.

6.3. Conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce, toute somme non payée à l’échéance porte intérêt au taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal, et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

7. Durée et renouvellement

7.1. L’abonnement est souscrit pour une durée d’un mois ou d’un an selon l’Offre choisie. Il est renouvelé tacitement pour une durée identique, sauf résiliation dans les conditions de l’article 8.

7.2. Le Client peut changer d’Offre ou de périodicité à tout moment depuis l’application ; la différence est calculée au prorata.

8. Résiliation

8.1. Le Client peut résilier son abonnement à tout moment depuis l’application. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; les sommes versées pour la période en cours ne sont pas remboursées, sauf disposition contraire des conditions particulières.

8.2. En cas de manquement grave de l’une des parties à ses obligations, non réparé dans un délai de quinze (15) jours après mise en demeure, l’autre partie peut résilier l’abonnement de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

8.3. ESERENIT peut suspendre sans préavis l’accès d’un Utilisateur dont l’usage menace la sécurité du Service ou des autres clients, en informant le Client dans les meilleurs délais.

9. Réversibilité et sort des Données du Client

9.1. Le Client peut exporter ses Données à tout moment depuis l’application, dans des formats ouverts (XLSX, CSV, PDF et fichiers d’origine).

9.2. À la fin de l’abonnement, les Données du Client sont conservées pendant quatre-vingt-dix (90) jours afin de lui permettre de les récupérer, puis supprimées de manière définitive, sous réserve des sauvegardes, qui sont écrasées selon leur cycle de rotation, et des obligations légales de conservation (factures notamment).

9.3. Sur demande, ESERENIT peut accompagner la migration des Données dans le cadre d’une prestation chiffrée à l’avance.

10. Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination, aux Conditions et à la réglementation ;
• ne déposer que des contenus licites, sur lesquels il dispose des droits nécessaires ;
• ne pas déposer de données de santé à caractère personnel (le Service n’est pas un hébergement certifié HDS), ni de données de cartes de paiement ;
• ne pas tenter d’accéder aux données d’autres clients, de contourner les mesures de sécurité, ni de mener des tests d’intrusion sans accord écrit préalable d’ESERENIT ;
• ne pas revendre ni mettre le Service à disposition de tiers en dehors des cas prévus (accès des partenaires et auditeurs).

11. Disponibilité, maintenance et support

11.1. ESERENIT met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service 24 h/24 et 7 j/7, hors maintenance. Engagement de niveau de service : [[À compléter : taux de disponibilité mensuel garanti, modalités de mesure et éventuels crédits de service, notamment pour l’offre Enterprise]].

11.2. Les opérations de maintenance planifiée sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées à l’avance.

11.3. Le support est assuré par e-mail selon les modalités de l’Offre souscrite.

12. Intelligence artificielle

12.1. Le Service propose un assistant d’intelligence artificielle qui produit des propositions (brouillons) : politiques, analyses, justifications, réponses. Ces propositions sont fournies à titre d’aide ; elles peuvent être incomplètes ou inexactes. Le Client les relit et décide de leur utilisation ; aucune proposition n’est enregistrée sans action de sa part.

12.2. Le Client choisit le fournisseur d’IA utilisé (modèle Claude d’Anthropic ou modèle hébergé par ESERENIT ; point d’accès propre au Client pour l’offre Enterprise) et peut désactiver l’IA pour son organisation. L’usage est décompté en crédits selon l’Offre.

12.3. Le Client s’interdit d’utiliser l’assistant à des fins contraires à la loi ou aux politiques d’usage des fournisseurs d’IA.

13. Données personnelles

13.1. Pour les Données du Client, ESERENIT agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, dans les conditions de l’accord de sous-traitance, qui fait partie intégrante des Conditions.

13.2. Pour la gestion de la relation commerciale (comptes, facturation, support), ESERENIT agit en qualité de responsable de traitement, comme décrit dans la politique de confidentialité.

14. Sécurité

ESERENIT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger le Service et les Données du Client, décrites sur la page Sécurité et confiance et en annexe de l’accord de sous-traitance. Le Client reste responsable de la sécurité de ses propres équipements, accès et identifiants.

15. Propriété intellectuelle

15.1. Le Service, ses logiciels, sa bibliothèque de mesures, ses modèles et sa documentation sont et restent la propriété d’ESERENIT. ESERENIT concède au Client, pour la durée de l’abonnement, un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable du Service pour les besoins internes de son organisation.

15.2. Les documents que le Client crée à partir des modèles fournis lui appartiennent ; il peut les conserver et les utiliser après la fin de l’abonnement pour ses besoins internes.

15.3. Le Client reste propriétaire des Données du Client. Il concède à ESERENIT le droit de les traiter uniquement pour fournir le Service.

15.4. Le Service ne fournit pas les textes des normes ISO/IEC, qui doivent être acquis auprès de leurs éditeurs ; il en propose des synthèses rédigées par ESERENIT.

16. Confidentialité

Chaque partie s’engage à garder confidentielles les informations de l’autre partie dont elle a connaissance à l’occasion de l’exécution des Conditions, pendant leur durée et cinq (5) ans après leur terme, sauf informations publiques ou communication exigée par la loi.

17. Responsabilité

17.1. ESERENIT est tenue d’une obligation de moyens. Le Service est un outil d’aide : il ne garantit ni la conformité du Client à une réglementation ou à une norme, ni l’obtention d’une certification, qui dépendent des mesures effectivement mises en œuvre par le Client et de l’appréciation des autorités ou des organismes de certification.

17.2. ESERENIT ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, tels que perte de chiffre d’affaires, de clientèle, de données imputable au Client ou atteinte à l’image.

17.3. En tout état de cause, la responsabilité totale d’ESERENIT au titre des Conditions, toutes causes confondues, est plafonnée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Ce plafond ne s’applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels.

18. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’empêchement dure plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier l’abonnement sans indemnité.

19. Partenaires et sous-traitance

ESERENIT peut recourir à des sous-traitants pour fournir le Service ; la liste des sous-traitants traitant des données personnelles est publiée sur la page Sous-traitants. Les consultants et cabinets partenaires auxquels le Client donne accès agissent sous la seule responsabilité du Client et de ces partenaires.

20. Modification des Conditions

ESERENIT peut modifier les Conditions. Les modifications substantielles sont notifiées au Client au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur ; le Client qui les refuse peut résilier son abonnement avant cette date.

21. Dispositions générales

Si une stipulation des Conditions était déclarée nulle, les autres stipulations resteraient applicables. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation. Les Conditions sont rédigées en français ; en cas de traduction, la version française prévaut.

22. Droit applicable et juridiction

Les Conditions sont régies par le droit français. Les parties s’efforcent de résoudre à l’amiable tout différend. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution sera soumis à la compétence exclusive du tribunal de commerce de Lyon, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.